テレワーク/リモートワーク/在宅勤務をする時に大事にすべき7つのこと

  • 2020年4月11日
  • 2020年4月12日
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テレワーク/リモートワーク/在宅勤務をする時に大事にすべき7つのこと

 




 

東京を中心に緊急事態宣言が出てから、リモートワーク/テレワーク/在宅勤務になった方も多いのではないでしょうか。本日はリモートワークを5年ほど前から経験してきているため、はじめてリモートワークをされる方に【メンバー編】と【管理職】に分けてお伝えできればと思います。

まずは【メンバー編】です。

いきなりリモートワークになり、不安になるとは思いますが、大丈夫です。大切な考え方は、通常の出社していた時とどれだけ同じようにできるかを考えるようにしていきましょう。やはり色々考えると、通常の70%くらいしかできないこともあると思います。でも最初はそれでもいいのです。徐々に100%に近づけていきましょう。それでは順番に行きます。

 

きちんと着替えをし、仕事モードに

家にいるからということで、髪をセットせずに寝癖がついたまま、女性は化粧をしない、部屋着から着替えないなどあるかもしれません。しかし、それだと仕事のモードに入ることが気持ち的にも難しいですし、心理学的にも集中力を考えるといけないようです。スーツを着るまでは必要はないかもしれませんが、仕事モードになるように身なりはきちんと整えましょう。

 

いつもより時間管理は徹底しよう(できれば30分毎に)

会社で仕事をしていると、社内ミーティングがあったり、営業などしていたら、外出する時間があったり、同僚とランチに行く時間があったりなど、そこまで時間やスケジュールを意識しなくても、区切りの時間があることによって、次の予定までにこれをやっておこうという意識が自然とできてしまっていることもありますが、リモートワークとなると、その区切りの時間がかなり少なくなると思うので、自分で管理をしていく必要があります。朝、業務をはじめる前に、1時間だと長いので、30分ごとに何をするのかを業務時間内でしっかりと決めましょう。その中に休憩時間や昼食時間もです。そして、それをスケジュール表などにしっかりと入れましょう。上司に対しても自分が今、何をしているのかも可視化できますので、一石二鳥です。ストップウォッチなどで時間管理をするとかなり時間の意識もできて良いです!

 

さらにタスク管理も明確に(本日やるべきことが特に重要)

タスク管理も以外と会社にいると、他の同僚が教えてくれたり、周囲の動きを見てわかるということも以外とリモートワークだと抜けてしまったりしてしまうこともあるでしょう。私のお薦め管理方法としては、A(本日必ずやること)、B(3日以内にやること)、C(1週間以内にやること)をタスクでわける。Aは必ず本日中に対応する。あと、大切なのは、当日入ってくるタスクもあるので、A、B、Cに振り分け、Aに入るタスクは当日対応しましょうB、Cはできなければ、次の日に持ち越しになりますが、いつまでもB、Cではないので、Bも3日後にはAに、Cも7日後になりますので、そこはお気をつけください。本日のタスクが何があるのかと終了時にどこまでこなしたのかを上司に報告するとなお良いでしょう。

 

WEB会議の準備は遅くとも10分前からはじめよう

Zoomやハングアウトなど、色々なWEB会議システムはあると思いますが、ネットワーク環境の確認や、マイクや画像のチェックなどもあるため、10分くらい前から余裕を持って事前にしておきましょう。また、事前にミーティングのアジェンダや内容がわかる場合は、再度内容を見直したり、自分が何か意見を言う場面があるのであれば、それらも頭を整理していきましょう。WEB会議は繋がる繋がらないで、時間通りに始まらないことも多いですが、時間通りに準備ができているともちろん印象もいいです。

 

会議中に大事なことはとにかく反応すること

通常の顔を合わせての会議やミーティングよりも反応とかはわかりにくいです。会社のルールはあったりはすると思いますが、マナーなども含めて以下を注意すると良いかなと思います。まず一つ目は、人の話を聞く時は、ミュートにする。そして、画像が見えている場合は、話を聞いているということを示すために相槌を打ったりすることは必要以上に意識しましょう。二つ目は、発言する際はミュートを解除して発言しますが、画像で手を挙げることやチャット機能などを使う場合は発言する意志を示してから話すことが良いでしょう。

 

緊急時の連絡先を必ず確認を(トラブルを想定しておく)

現在は特に緊急的にリモートワークになっているかと思いますので、トラブルやクレームなど業務的な緊急的な対応や勤務状況なども刻一刻と変わる可能性もあると思います。なので、自分の緊急連絡先を上司はもちろんのこと、周囲の関わるメンバーにも伝えておくことが必要です。みんな知っているから大丈夫と思わずに常にわかるようにしておきましょう。また、トラブルやクレームなどがあった際は、どんな内容でも必ず上司や周囲のメンバーに発生した時点で報告を必ずしましょう。時間が経過すればするほど火は大きくなります。ここは特に意識しましょう。

 

自分が仕事をしやすい環境作りをしよう

最後にリモートワーク(在宅勤務)は、通常は生活を送っているところなので、仕事をすることはなかなか集中できなかったりするかもしれません。その中で、集中できる環境を自分で作ることが大切です。好きなコーヒーを飲む、リラックスして集中できる音楽を聞きながら仕事をする、ランチの時間は短くても仕事を一旦中断してしっかりととる。休憩時に適度な運動をするなど、自分なりに工夫をすることが必要です。また、雑談する相手もいないと気持ち的にもモチベーション的にも辛くもなりますので、チャット(Slack、メッセンジャー、LINEなど)でグループを作ってやりとりできるようにすることもいいと思います。ただパソコン作業の方はスマホでチャットのやりとりをしてしまうと仕事を中断することになるので、パソコン上でやりとりできる方が良いでしょう。

※最後に※

いかがでしたでしょうか。少しでも参考になれば嬉しいですし、皆さんのテレワーク/リモートワーク(在宅勤務)が快適になり、効率よく仕事ができるようになれば良いなと思います。

以上です!




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